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【事務員向け】アプリを使ってペーパーレス化して感じたメリット

この記事を書いた人

こんにちは。
スペラボ管理部事務員のいいち子です。

管理部の業務では文書管理がつきものです。さまざまな文書を扱います。
処理済み書類の整理作業も、積もりつもると手間がかかるものです。
以前から、こういった紙だらけの状況をどうにか改善できないかと考えていました。

2020年、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を経験したのをきっかけに、
以前から心に留めていた「社内文書のペーパーレス化」をスタートしました。

「ペーパーレス化」を導入したことにより、今まで紙ベースで処理していた手間が減り、
時間に余裕が生まれるなど、思っている以上によい効果がありました。

この記事では、ビジネスアプリ作成プラットフォーム「Kintone」を使ったペーパーレス化についてと、導入したメリット6つをご紹介します。

ペーパーレス化への移行の流れ

ペーパーレス化への移行のために、弊社ではkintone内のアプリである、データを蓄積・一覧・検索・承認ができる機能を使用しました。

これらを使って、実行したことはとてもシンプルです。

今まで紙の申請書に書いていた情報をアプリ上で入力できるようにしました。

これまでの申請業務は申請者がフォーマットに入力、印刷して、決裁者に決裁印をもらうという流れでした。
それを入力申請から決済者の承認まですべてアプリ上で完結できる申請フローを設定しました。

メリット

ペーパーレス化でいろんなメリットが生まれました。

①手書きする手間が省ける

書類を手書きする際に1枚にかかる時間はせいぜい5分程度ですが、
それをスタッフの数だけ行うとなると大変です。
書類の記入に体力をじわじわ削られることもなくなります。

②申請内容がデータ化されタイムリーに状況が全て把握できる

書類が急に必要になった時も慌てなくて大丈夫。
記入してもらったら、受け取る手間なしですぐに確認できます。

③必要な所だけ印刷出来る

印刷が必須ではなくなったことで、印刷費用の削減につながりました。
プリンターのない自宅でもできる業務が増えたので、在宅勤務時もスマートな対応が可能です。

④紙がないのでファイリングしなくて良い

ファイリングする時間を捻出する必要がなくなり、他の業務に集中できる時間が増えました。
書類をまとめるためだけに毎日10分は時間をとられていましたが、それもなくなりました。

⑤承認までの時間が短縮

忙しい上司のタイミングを見計らって依頼する必要がなくなりました。
オフィスに出社しなくても、アプリを通じて上司に依頼できるというのも嬉しいですね。

デメリット

とても便利になりましたが、デメリットもあります。
それは導入時にアプリを作成する労力です。

初めての試みだったので、アプリの設定になかなか慣れなかったり、
構築したシステムをスタッフに試しに使ってもらって、不備不足がないか確認する時間が必要でした。

しかし完成してしまえば、特に問い合わせもなく、皆スムーズに新しいやり方に移行できています。

おわりに

ペーパーレス化したことで、他の業務に時間をまわしたり、
今まで紙を保存していた場所に新たなスペースが生まれました。

ペーパーレス化　＝　時間と空間のゆとり

これからも社内に目を光らせ、無駄を省き、Nowで力を尽くすべきところへ尽くしていきたいです！